Vhodně zvolený ERP systém přináší řadu výhod. Především je to komplexnost, díky níž jsou firmy schopny mnohem lépe pracovat s řadou vzájemně propojených informací. Například u společnosti provozující komerční sklad je základním požadavkem na informační systém evidence zásob od určitého zákazníka. Následně potřebuje získávat také třeba přehled ohledně klientem požadovaných pohybů. Tedy co se do skladu má přijmout, co naopak vydat. Tyto informace je samozřejmé možné uchovávat jako textové soubory individuálně, zásadním přínosem informačního systému je však společná aplikace, která v tomto případě řídí obchod a současně nad vzniklými doklady pokračuje řízení skladových operací.
Propojení v oblasti logistiky je celá řada. Zboží může mít například záruční nebo exspirační lhůty, a tak je potřeba přesně evidovat i šarže. Ty jsou z pohledu obchodu primárně nepodstatné, ale z pohledu skladu se musí nejdříve vydávat ty nejstarší. Pokud je konkrétní šarže již poslána, musí být jasně zaevidována a dohledatelná, včetně jejího původu. Totéž platí pro výrobní nebo sériová čísla konkrétních zařízení.
U samotného systému zaskladňování se firmy obvykle řídí četností manipulací s danou kartou zboží. K tomu potřebují znát statistické přehledy o počtu zaskladnění a vyskladnění, což jim umožňuje zjistit právě ERP systém. Stejně tak jim může poskytnout třeba ABC analýzy zboží nejen podle finančních obratů a zisků, ale i podle počtu přístupů k danému zboží. Na základě výsledků u jednotlivých karet tak lze rozhodnout o vhodné lokaci pro každou kartu samostatně. Tyto informace mohou významně zefektivnit práci ve skladu. Platí, že čím častější manipulace, tím bližší umístění k naskladnění a vyskladnění. Nebo čím větší hmotnost, tím nižší patro skladu. A čím menší objemy, pak je možné volit vícedruhové lokace a naopak.
Za zmínku stojí další výhoda – slučování položek jednotlivých dokladů do dílčích skupin na základě společných znaků. Díky tomu lze výrazně zvýšit efektivitu a rychlost práce skladníků. Společnými znaky pro dělení a slučování položek může být skladová ulička, patro, manipulační technika, celková hmotnost kumulovaných položek, celkový objem nebo počet různých zboží. Toto roztřídění pak může představovat jednotlivé fronty práce. A podle jejich délky se přidělí kapacity, které řeší danou frontu. V rámci fronty je možné určovat prioritu vyřízení tak, aby bylo možné pracovat například s pevně danými časy odbavení přepravních služeb a domluveného transportu zboží. Prostřednictvím řízení lidské a manipulační kapacity k potřebám jednotlivých front dochází k vyřešení návaznosti mezi skladovou a transportní logistikou – tak, aby na sebe plynule navazovaly.
Všechny tyto jednotlivé funkce mohou obsahovat samostatné programy či moduly. Dobré ERP řešení by ovšem mělo zvládnout absorbovat všechny potřebné procesy konkrétní firmy do jediného programu. Mezi různými informacemi standardně uloženými hned v několika různých systémech či souborech tak nejsou potřeba žádné mosty, přenosy, dávky ani zdržení. Vše je navíc vždy v reálném čase aktuální a všichni ve firmě tak mají přístup k reálným stavům a informacím. Trvalá přehlednost zrychluje celkový absolutní čas nutný k vyřízení. V konečném důsledku má firma pouze jednu správu a jeden druh aplikace, o který se stará ať už interní či externí IT oddělení.
Obvyklá doba implementace ERP systému je tři až šest měsíců. Tomuto období předchází čas zhruba dvou měsíců na vypracování a vyjasnění projektu implementace. Podle složitosti firmy a počtu uživatelů po převzetí systému následuje etapa asistence při uvedení systému do ostrého provozu, která trvá obvykle tři měsíce. Celkový čas tedy bývá obvykle nejméně šest měsíců. Jsou případy, kdy to proběhne rychleji, ale i takové, kdy implementace systému trvá celý rok.
Vyjmenovat funkce modulu skladového hospodářství představuje dlouhý výčet. Základním požadavkem je absolutní dohledatelnost a identifikace původu a toků zboží napříč skladem, včetně slučování a případného dělení do celků, manipulačních jednotek, setů, obchodních balení apod. Dalším důležitým požadavkem je podrobná evidence pro každou konkrétní kartu zboží samostatně. Tedy zda bude rozlišována evidence na dílčí zakázky, šarže, sériová čísla, jednotky, balení atd., ale například i zda ke konkrétní kartě budou evidovány parametry zboží.
Podstatné je, co vše chce firma sledovat a evidovat a jak podrobně. Rozdíl mezi komplexním řešením v rámci ERP a specializovaným systémem WMS (Warehouse Management System) spočívá mimo jiné v souvislostech, které se při specializovaném řešení zachovává jen v míře definované komunikačním mostem. Práce se stejným dokladem ve dvou různých systémech je komplikovaná a vyžaduje striktní dodržování nastavených procesů, protože s jedním dokladem nelze pracovat ve dvou systémech současně. V případě dvou samostatných systémů je zapotřebí mít dvojí správu a dvojí administrativní mechanismy. A rozdíl tkví i v neomezených možnostech nastavení – konfigurace vyžadující cokoliv napříč, přesahující rámec konkrétního modulu, je problematická (vazby na peníze, saldo, blokace, CRM komunikaci, telefonní ústřednu, e-shop atd.).
Specializované řešení WMS může být propracovanější s lepší grafickou vizualizací a se sofistikovanějšími propočty. Naopak náklady na údržbu, změny a rozvoj budou nižší v jednotném komplexním ERP řešení. Zásadní pro nasazení je nalézt správnou a přiměřenou míru složitosti odpovídající užitečné potřebě a komplexnosti řešení.
Pokud se zaměříme na plánování a řízení podnikové dopravy z pohledu dokladů, je toto řešení obvykle už obsaženo v ERP systému. Především sledování ekonomiky provozu každého jednotlivého vozidla. Rovněž organizace požadavků a potřeb bývá v pokročilém ERP řešení zajištěna do úrovně sumarizace požadavků na jednotlivé přepravy (ať se jedná o svozy nebo rozvozy) a následného dělení na jednotlivé jízdy. Zpravidla se tak děje spárováním dokladů s určeným vozidlem, nebo naopak přiřazením vhodného vozidla k požadovaným přepravám.
Jestliže má firma pevně dány rozvozové trasy a linky, pak pravděpodobně se systémem obsaženým v komplexním ERP vystačí. Když se však k tomu přidá plánování tras a optimalizace jednotlivých jízd i z pohledu trasy, zpravidla se specializovanému řešení nevyhne. Jedná se o zcela jiný typ úlohy, práci s mapovými podklady a dopočítávání časů jízd a návazností mezi jednotlivými zastávkami (aktuální situace uzavírek, objížděk, nosnosti mostů, omezení apod.).
Samostatnou kapitolu pak tvoří sledování vozidel prostřednictvím GPS, včetně komunikace o změnách, uzavírkách či provozních hodnotách. Těžko si lze představit, že větší společnosti by se bez toho obešly. Kvalitní ERP systémy spolupracují s externími aplikacemi, které získané informace využívají pro celkové vyhodnocení provozu.
V tomto ohledu je tedy podstatné, zda firma potřebuje optimalizaci z pohledu jízdních tras a časů, nebo jezdí opakované podnikové linky. Sledování provozu vozidel by mělo být využito standardně a podle potřeby importovat vybraná data zpět do systému k ekonomickému vyhodnocení.
Slovo odborníka
„Kvalitní ERP systém je komplexní celek“
Systém modulů jsme dávno opustili, podle nás nemá význam dělit ERP na menší část než na jediný celek pro zajištění provozu, tedy plné pokrytí nákupu, prodeje, skladu, obchodu a výroby, včetně financí a ekonomiky. V modulové podobě držíme mzdy, které skutečně mohou být nasazeny až na výslovný požadavek zadavatele. Integrální součástí aplikace jsou také vyhodnocovací a analytické služby a procesní řízení workflow. Ponecháváme tak zákazníkovi svobodu, zda skutečně potřebuje hned s nájezdem systému pokročilé funkce jako workflow, respektive manažerský informační systém. Náš ERP systém obsahuje ještě další služby (v klasické terminologii moduly), jako jsou notifikace, plánované úlohy, server webových služeb pro komunikaci, e-shop a volně dostupné, nelicencované klienty pro operační systém Android, iOS a Windows 10.
Pavel Motan, obchodní ředitel, K2 atmitec
Text: David Čapek. Článek spolu s přehledovou tabulkou vybraných dodavatelů ERP systémů původně vyšel v časopise Systémy Logistiky č. 147, listopad 2015
Foto: Pacific Direct, K2 atmitec